Prospek dan pelanggan adalah aset yang sangat berharga di perusahaan, data prospek dan pelanggan harus dikelola dengan sangat baik dengan harapan prospek bisa segera menjadi pelanggan dan pelanggan bisa meninggatkan volume transaksinya. Bahkan ada beberapa perusahaan yang menerapkan sistem CRM demi mencapai tujuan tersebut.

CRM (Costumer Relationship Management) adalah sebuah sistem manajemen relasi dengan .Contoh pekerjaan CRM antara lain :

• Mengidentifikasi pelanggan yang perlu dikenai promosi
• Daftar/riwayat semua promosi yang dilakukan
• Penjadwalan waktu promosi
• Pengelolaan material promosi terutama yang berbentuk digital
• Pengelolaan daftar kontak individu seperti nomor telepon dan e-mail
• Pembuatan dan perhitungan ukuran kesuksesan promosi
• Prediksi peluang respon pelanggan terhadap suatu jenis promosi
• menganalisa pola navigasi pelanggan (biasanya saat mengakses website)
• Merekomendasikan produk/jasa berdasarkan pola transaksi terdahulu atau pola navigasi website
• Memilih pelanggan yang prospektif dan menampilkannya dalam daftar kontak
• Tersedia rekomendasi produk untuk tiap pelanggan

Pada tulisan kali ini, saya saya akan membahas pentingnya penerapan CRM pada sebuah organisasi, dalam hal ini organisasi saya batasi pada organisasi non komersial dan berbasis kader, dan agar enak membayangkannya saya contohkan organisasi dakwah seperi Rohis (di level SMP/SMA), di level kampus ada LDK, HMI, PII, PMII, IMM dan KAMMI, atau di level masyarakat seperti JT, HT, Salafy dan PKS. (utk pengambilan contoh ini gak usah dikomentari 🙂

Ada banyak media yang digunakan utk komunikasi dengan objek dakwah, misalnya website, telepon, SMS, buletin, majalah, mading atau spanduk. Namun pada ‘CRM’ kali ini saya batasi dengan menggunakan SMS saja.

Sebelumnya saya akan mengulas sebagian job description pengurus organisasi yaitu :

• pengumpulan data mahasiswa,
  yaitu membuat formulir biodata dan dibagikan kepada mahasiswa baru
• mensosialisasikan keberadaan dan profil organisasi kepada seluruh mahasiswa,
  membuat spanduk atau pamplet dan dipasang ditempat keramaian
• mensosialisaikan agenda kegiatan organisasi
  membuat spanduk atau pamplet dan dipasang ditempat keramaian
• mendata seluruh kader dan alumni
• rapat BPH, rapat internal departemen.
• memberikan pelatihan kaderisasi
• menerbitkan media cetak
• voting

Singkat cerita, dengan software NixSMS Center edisi organisasi, beberapa pekerjaan diatas akan dikonversi dan atau dibantu dengan SMS, Fitur2 software ini adalah :

• Add phonebook by SMS
  Yaitu penambahan data phonebook melalui SMS, hal ini untuk mengumpulkan data mahasiswa baru, caranya semua kader organisasi mengirim SMS dengan format misalnya MHS (spasi) NamaMahasiswa (spasi) NomorHP(spasi) Jurusan # NamaMahasiswa (spasi) NomorHP(spasi) Jurusan # NamaMahasiswa (spasi) NomorHP(spasi) Jurusan…..dstSMS yg masuk secara otomatis akan dibaca oleh software dan memasukkan kedalam data mahasiswa baru.
• SMS BroadCast
  Yaitu pengiriman SMS massal, pengiriman ini bisa dilakukan hanya pada group tertentu misalnya group mahasiswa baru, atau group kader, atau group pengurus. SMS Broadcast dapat digunakan untuk mensosialisasikan tujuan organisasi, kegiatan, atau sekedar taushiyah kepada mahasiswa baru atau untuk mengumumkan pengumuman atau informasi penting kepada kader atau pengurus.Contoh lain, misalnya besok ada demo, maka cukup kirim SMS kesemuanya, jadi informasi begitu cepat sampai tujuan.
• SMS Milis
  Yaitu forwarding SMS ke semua member dalam satu group, misalnya pada group pengurus, bila salah satu pengurus mengirim SMS dengan format “Milis Pengurus Semuanya harap rapat di sekretariat besok pagi jam 9 intime”. maka software akan meneruskan SMS tsb kesemua nomor HP yang ada di group pengurus.Group yg bisa dibuat utk ini adalah group kader, group pengurus, group alumni, group humas, group kaderisasi, dll.
• SMS Polling
  Yaitu jajak pendapat yang bisa dilakukan via SMS, caranya cukup ketik pertanyaan dan pilihan jawaban, lalu teruskan dengan cara kirim SMS ke group tertentu agar group mendapatkan SMS ttg polling ini.
• SMS Registrasi
  Yaitu pendaftaran data kader atau alumni via SMS, contohnya format ALUMNI(spasi) Nama (spasi) Pekerjaan (spasi) alamat. SMS yg masuk akan diproses otomatis dan masuk dalam database alumni.

Software NixSMS Center edisi organisasi adalah varian dari software sebelumnya yaitu SMS Center, bila artikel ini bermanfaat silahkan kopi paste artikel ini di milis komunitas organisasi anda, dan bagi yang berminat silahkan japri ke saya. bila ada usulan fitur lain silahkan kirim komentar.

Harapan saya, dengan pengiriman SMS ke mahasiswa baru, mahasiswa baru tersebut merasa diperhatikan dan bisa mengetahui pentingnya ikut organisasi, sehingga bisa bergabung dalam organisasi tersebut, sedangkan untuk kader agar bisa lebih aktif lagi ikut agenda kegiatan organisasi.

Palembang, 13 Januari 2009

Aswandi

catt tambahan : (bekasi – 7 desember 2012 ), website khusus utk SMS Center Edisi Organisasi ada di www.smsceo.nixerco.co.id