Modul-Modul dalam software Sistem Informasi Akademik

potongan tulisan ini, saya ambil dari proposal sistem informasi akademik saya, mudah2an berguna bagi yang lain, dan mudah2an jg ada yang butuh softwarenya trus nelpon saya, kan lumayan 🙂

FITUR MODUL

1. Modul Data Civitas Akademika (MODUL DCA)
   1. Registrasi
      Modul ini berguna untuk melakukan proses registrasi baik untuk mahasiswa baru maupun mahasiswa lama (pendaftaran ulang). Modul ini digunakan pada saat proses registrasi mahasiswa oleh petugas yang melayani proses registrasi. Aplikasi ini berfungsi mengumpulkan informasi registrasi dan mengintegrasikan ke dalam sistem database.
   2. Kartu Tanda Mahasiswa
      Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dapat dicetak setelah pendaftaran mahasiswa selesai dilakukan. Data KTM dapat di-export ke Excel untuk diproses lebih lanjut, misalnya dicetak pada kartu plastik, magentik, ATM, dan sebagainya.
   3. Biodata
      Modul ini digunakan untuk mencari biodata lengkap seorang mahasiswa , meliputi data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, dan sebagainya.
      • Biodata Personal
        Berisi biodata personal mahasiswa, meliputi NIM, Nama, Kelahiran, Alamat, Jenis kelamin, Golongan Darah, Agama, serta Asal akademik mahasiswa.
      • Biodata Personal Tambahan
        Berisi biodata keluarga mahasiswa, meliputi Nama, Alamat, Penghasilan dan Pekerjaan Orang Tua, serta data Saudara.
      • Biodata Riwayat Pendidikan
        Meliputi Jalur Diterima (Nomor Tes), Asal Sekolah, Nilai Ijazah, Tahun Lulus, serta Asal Perguruan Tinggi untuk siswa pindahan.
      • Biodata Pelanggaran
        Berisi Jenis, Tanggal dan Keterangan pelanggaran yang pernah dilakukan.
      • Biodata Dosen Wali dan Data Akademik per Semester
        Menampilkan data dosen wali yang ditunjuk, asal akademik serta pencarian dosen berdasarkan NIP.
2. Modul Data Nilai Akademik (MODUL DNA)
   
   1. Biodata Akademik
      Berisi Status Akademik, IP Kumulatif dan per Semester, dan Beasiswa yang pernah diperoleh, lama dapat kerja dari tamat, lama siswa mengerjakan TA, lama kuliah, dll.
   2. Biodata Kegiatan
      Modul biodata kegiatan menampilkan kegiatan yang diprogram sebagai mata kuliah dan kegiatan yang bukan merupakan mata kuliah terprogram.
   3. Grafik Prestasi
      Menampilkan pergerakan Indeks Prestasi dan jumlah SKS yang ditempuh setiap semester.
   4. Kurikulum
      Berisi database kurikulum daftar yaitu matakuliah apa saja yang harus diberikan kepada setiap mahasiswa, jumlah SKS, pada semester genap atau ganjil, matakuliah wajib maupun pilihan, pada setiap Jurusan per Semester dalam suatu tahun ajaran. Sistem dapat menampung lebih dari satu set kurikulum yang terdiri dari beberapa paket matakuliah yang berbeda-beda. Ini diperlukan jika suatu saat terjadi perubahan kurikulum.
   5. Kartu Rencana Studi
      Modul ini berguna untuk mengatur data Kartu Rencana Studi (KRS) setiap mahasiswa, yaitu database jadwal kuliah mana saja pada suatu semester yang diambil oleh seorang mahasiswa yang sudah terdaftar. KRS seorang mahasiswa dapat ditambahkan dan dikurangkan secara fleksibel dari daftar matakuliah sesuai kurikulum.
   6. Kartu Hasil Studi
      Modul ini berguna untuk mengisi Nilai Ujian mahasiswa per Matakuliah, baik untuk semester ini maupun semester sebelumnya.
   7. Transkrip Akademik
      setiap semester, Judul Skripsi dan Informasi Akedemik mulai dari semester pertama sampai selesai, IP per semester dan IP Kumulatif. Termasuk di dalamnya adalah pencetakan transkrip nilai.
   8. Analisa Biodata
      Menampilkan grafik analisa non-akademik mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Biodata Personal Mahasiswa.
   9. Analisa Akademik
      Menampilkan grafik analisa akademik mahasiswa, meliputi Ruang Lingkup dan Akademik Mahasiswa.
   10. Aplikasi Migrasi Data
       Aplikasi ini digunakan memindahkan data-data akademik dari sistem lama ke dalam sistem yang baru, sehingga data lama masih dapat dibaca oleh sistem yang baru. Karena perbedaan kelengkapan struktur data, tidak semua informasi dalam sistem baru dapat terisi oleh data lama.
   11. Aplikasi Akunting
       Sistem dapat diintegrasikan dengan module tambahan Akunting yaitu Modul KA (Keuangan Akademik) untuk mengotomatisasi proses-proses yang berkaitan keuangan dan pembuatan laporan-laporan keuangan.

PEMANFAATAN SISTEM

1. Fasilitas Untuk Umum (Tanpa perlu Login)
   1. Masuk SIMAK tanpa perlu username dan password
   2. Dapat melihat informasi berikut;
      • Daftar mahasiswa dengan mengetahui nama (bagian nama), angkatan tertentu, dan jadual kuliah/uas-nya
      • Daftar dosen dan jadual mengajarnya.
      • Informasi2 terbaru yang dikirim oleh mahasiswa/dosen atau bagian tata usaha.
   3. Dapat mengirim pesan pribadi kepada dosen, pengurus prodi, jurusan, fakultas atau universitas menggunakan fasilitas forum. Khusus bagi alumni dapat menginformasikan sesuatu yang bermanfaat bagi almamaternya seperti misalnya lowongan pekerjaan, donatur dan informasi penting lainnya.
2. Fasilitas Untuk mahasiswa
   Melalui komputer umum yang dipasang di ruang umum mahasiswa dapat login dengan NIM dan password untuk:
   1. Melihat Nilai ujian terbaru
   2. Melihat Informasi jadwal Kuliah dan aktifitas lainnya.
   3. Melihat pengumuman
   4. Mencetak Transkrip Nilai dan KHS.
   5. Memilih Mata Kuliah yang diinginkan dan mencetak KRS.
   6. Kotak surat pribadi, mahasiswa dapat mengecek apabila terdapat pesan khusus dari dosen misalnya mengenai informasi quis, perubahan mid semester, atau tugas.
   7. Bila frekwensi penggunaan komputer tinggi, maka dapat dibuat aturan otomatis misalnya setiap mahasiswa hanya dapat menggunakan komputer 10 menit perhari, agar mahasiswa lain mendapatkan kesempatan mengakses informasi.
   8. Mahasiswa dapat mendaftar kegiatan akademik misalnya KKN, Magang.
   9. Mengirim informasi tertentu agar dapat dibaca oleh publik, namun informasi bisa tampil setelah diloloskan oleh staf tata usaha.
   10. Dapat bergabung dengan berbagi topik pada forum yang sudah disiapkan sehingga mahasiswa dapat berkomunikasi dengan mahasiswa lainnya atau mengirim surat pribadi dengan dosen pengampu matakuliah.
3. Fasilitas untuk Untuk Dosen
   Dosen juga dapat memanfaat komputer mana saja asal terhubung dengan komputer server, dengan password pribadi dosen dapat melihat :
   1. Data lengkap mahasiswa
   2. Daftar mahasiswa dibawah perwaliannya untuk informasi krs, khs, transkrip nilai, dan evaluasi belajar (4, 8 dan 14 semester),
   3. Daftar mahasiswa dibawah bimbingannya (kerja praktek dan tugas akhir),
   4. Jadual kuliah, pembuatan soal uas dan pengawas uas sesuai dengan matakuliah yang diambil,
   5. Jadual mengajar dosen lainnya,
   6. Kotak surat pribadi, dosen dapat mengecek apabila terdapat pesan khusus dari mahasiswa.
   7. Daftar lengkap nilai mahasiswa dan grafik perkembangan prestasi mahasiswa
   8. Input data nilai khusus untuk matakuliah yang diajarkan.
   9. Mengirim pesan kebeberapa mahasiswa sekaligus atau ke kelas tertentu.
   10. Mengirim informasi tertentu agar dapat dibaca oleh publik, informasi yang dikirim oleh dosen dapat langsung tampil tanpa harus diloloskan oleh staf tata usaha.
   11. Dapat bergabung dengan berbagi topik pada forum yang dapat disiapkan sendiri sehingga dosen dapat berkomunikasi dengan mahasiswa untuk matakuliah yang diampu (misalnya untuk memberikan tugas atau pengumuman lainnya) maupun dengan rekan sejawat menggunakan pesan pribadi.
4. Staf BAK
   Siklus kegiatan akademik seluruhnya dicatat disini. Dimulai dari pembuatan jadual kuliah/uas hingga perekaman nilai yudisium. Fitur lengkapnya sbb:
   1. Mengirim informasi jadwal kuliah dan jadwal ujian.
   2. Melihat dan mencetak data lengkap mahasiswa
   3. Kotak surat pribadi, staf dapat mengecek apabila terdapat pesan khusus dari mahasiswa dan dosen
   4. Daftar lengkap nilai mahasiswa dan grafik perkembangan prestasi mahasiswa
   5. Mengisi/merevisi krs, kondisi ini dimaksudkan (oleh karena suatu alasan) jika prodi/jurusan belum siap untuk pegisian krs secara online oleh mahasiswa,
   6. Mencetak daftar hadir kuliah, kartu ujian dan daftar hadir ujian akhir semester,
   7. Setelah yudisium nilai akhir dapat segera dimasukkan
   8. Mencetak surat pemberitahuan kepada orangtua/wali mahasiswa mengenai kemajuan belajar, evaluasi belajar dan surat peringatan 1 (4 semester, 45 sks, ipk>=2), peringatan 2 (8 semester, 100 sks, ipk>=2) dan peringatan 3 (14 semester, 147 sks, ipk>=2),
   9. Mencetak (secara masal) khs untuk dikirimkan pada ortu/wali
   10. Mengisi data kehadiran dosen dalam kelas dan jumlah peserta ujian akhir semester dan mencetak daftar sebaran nilai bagi setiap dosen pengampu matakuliah (daftar waskat),
   11. Mencetak transkrip akademik untuk mahasiswa yang akan diwisuda,
   12. Memasukkan data mahasiswa yang baru lulus sebagai anggota alumni baru.
   13. Input data nilai khusus untuk seluruh matakuliah.
   14. Mengirim pesan kebeberapa mahasiswa sekaligus atau ke kelas tertentu.
   15. Menginput Informasi terbaru atau pengumuman.
   16. Meloloskan atau menghapus informasi yang dikirimkan oleh mahasiswa.
5. Fasilitas Keuangan
   Fitur ini khusus tersedia untuk Modul KA fiturnya adalah sbb;
   1. Penetapan tagihan awal semester, termasuk biaya mahasiswa baru seperti gedung, osmaba dan biaya lainnya,
   2. Sistem dapat dihubungkan secara online/semi-online dengan bank tempat pembayaran spp mahasiswa (juga untuk biaya lainnya),
   3. Mencetak struk pembayaran tagihan (mengangsur) dan mengaktifkannya agar mhs dpt mengisi krs secara online,
   4. Mencetak struk pembayaran tagihan lain-lain seperti cuti, biaya wisuda dan biaya lainnya,
   5. Laporan penerimaan pembayaran harian, mingguan, bulanan per jurusan/prodi atau total seluruh jurusan,
   6. Laporan mahasiswa menunggak pembayaran semester sebelumnya,
   7. Laporan rekap piutang mahasiswa per jurusan/prodi atau total seluruh jurusan.
6. Fasilitas Manajemen (untuk pimpinan)
   Fitur ini khusus tersedia untuk Modul KA dimaksudkan agar pihak manajemen dapat mengetahui dengan cepat berapa besarnya dana yang dapat dikumpulkan dari mahasiswa, tunggakan semester sebelumnya dan penerimaan cash setiap hari. Selain itu manajemen juga dapat mengawasi (cross check) jumlah penerimaan dengan jumlah sks dari bagian akademik. Informasi lainnya yang penting adalah manajemen dapat membagi tugas mengajar secara lebih adil dengan melihat jumlah sks mengajar setiap dosen.

GAMBARAN SISTEM

1. Aplikasi di install di komputer server, komputer tersebut tidak terdapat monitor dan tidak boleh ada yang memakainya demi keamanan data.
2. Aplikasi dapat diakses dari komputer yang telah dihubungkan dengan jaringan LAN kabel atau wireless ke komputer server.
3. Setiap menggunakan operasi pada aplikasi, terdapat username dan password sehingga apapun yang dilakukan oleh pengguna tsb dicatat dan disimpan dalam database dalam format data yang detail.
4. Untuk alasan keamanan data, komputer server tidak terhubung dengan internet yang artinya data di server tidak dapat diakses dari internet.